Collaboration à distance
« Nous misons sur un fort niveau de dialogue et de confiance. Cela constitue pour nous un axe de team building important »
Interview de Stéphane Crampel, vice-président IS/IT Europe de Camfil
Vous n’avez pas attendu le Covid 19 et le confinement pour œuvrer à l’amélioration de l’animation du travail d’équipe et de la collaboration à distance. Pourquoi avoir choisi de vous saisir de ce sujet il y a un an déjà ?
Les événements externes à l’entreprise, à l’instar des grèves dans les transports ou une crise sanitaire, requièrent de la réactivité. Il est également des changements intrinsèques nécessitant une réflexion profonde sur les modifications à entamer. Cela est valable tant en termes de méthodologie, d’outils que d’organisation.
En 2019, j’ai ainsi récupéré la responsabilité d’une troisième équipe. Notre effectif est passé de 15 personnes sur 3 sites (la Garenne-Colombes, Compiègne et Hambourg), à 30 personnes et un site supplémentaire à Stockholm.
Nous avions l’habitude d’une collaboration sur 3 sites jusqu’à l’année passée, avec 15 personnes. Nous avons dû changer de méthodologie pour tenir compte de l’augmentation de l’effectif. Simultanément, nous avons adopté une nouvelle organisation matricielle à l’échelle européenne, avec un office manager sur chaque site. Je devais coordonner ces équipes en pensant une organisation globale avec un ancrage local fort.
Mon challenge 2019 a été de créer une dynamique et du lien entre ces équipes. La formation Collaboration Dynamics de Judy Rees avec BIRDS Conseil sur l’animation de travail d’équipe et la collaboration à distance permettait tout cela, en plus de compléter les quelques habitudes que nous avions déjà acquises en la matière.
Quelles sont les habitudes que vous aviez déjà intégrées à votre mode de fonctionnement pour cultiver une bonne collaboration distance ?
Nous avions déjà l’habitude de nous parler 2 à 3 fois par semaine via l’outil Skype depuis plusieurs années. Dès 2016, nous avions mis en place des stand-up quotidiens, réunions de 15 minutes environ, pour avoir un forum d’échange commun.
Le principe ? Chacun explique ce qu’il a réalisé, ses difficultés et ses objectifs de la journée à venir. Aucun problème ne se résout en réunion mais chacun sait qu’il peut contacter dans ce forum facilement un membre de l’équipe et obtenir de l’aide sur un sujet si nécessaire.
Ce point de rencontre chaque matin dans trois pays est devenu un rituel important pour nous aider à démarrer la journée. Il permet de resynchroniser les équipes après la soirée en famille. Cette organisation sur 3 sites jusqu’à l’année passée fonctionnait, avec 15 personnes. Nous avons changé de méthodologie pour tenir compte de l’augmentation de l’effectif, avec l’utilisation d’un tableau de bord reprenant les données du Help Desk (incidents ouverts, gravité, respect des niveau de service, etc.) détaillant la santé du système d’information de l’entreprise au quotidien.
C’est devenu un RV très apprécié de tous. Il permet d’orienter les efforts de la journée. 15 minutes, c’est au final assez peu dans la charge de travail d’une journée.
Sur les 30 personnes de l’équipe, seules les personnes ayant des impératifs peuvent manquer à l’appel. En moyenne, 20 à 25 personnes sont présentes chaque jour. C’est LE RV quotidien de l’équipe.
Pourquoi avoir souhaité suivre la formation Collaboration Dynamics ?
Nous avons souhaité aller plus loin encore et avons mis en place, en juillet 2019, la formation Collaboration Dynamics. Cette formation nous a permis d’utiliser au maximum les potentialités de notre outil de collaboration MSTeams. Ce dernier a d’ailleurs pris le pas sur la messagerie en tant qu’outil principal.
Aujourd’hui, nous avons très peu de réunions où nous n’utilisons pas la vidéo. C’est d’ailleurs un point très important sur lequel j’insiste : les membres étant en vidéo sont plus engagés et interagissent davantage. La fonctionnalité des Break Out Sessions, présentée avec la formation BIRDS et disponible dans Zoom (des ateliers de groupes en dehors de la réunion principale) permet également d’accroître les échanges. Celle-ci n’est pas présente encore dans Teams mais nous l’attendons avec impatience !
Au-delà de la prise en main d’un outil de visioconférence et de messagerie instantanée, en quoi cette formation vous-a-t-elle permis d’améliorer votre collaboration à distance ?
Cette formation Collaboration Dynamics nous a permis de clarifier les intentions, d’affûter l’écoute, de s’orienter vers des réunions plus nombreuses mais plus courtes et donc plus efficaces.
Par-dessus tout, cela instaure une bonne dynamique d’échange. Nous interagissions auparavant avec l’outil autour de projets ou sujets structurés.
Désormais, nous pouvons avoir des discussions non structurées quand on sent que la personne est disponible. Cela a stoppé le formalisme de la réunion et libéré la parole. Nous sommes dans un réel échange. Nous collaborons pleinement.
Cette formation nous a également permis de nous sentir très rapidement proches les uns des autres, avec un fort niveau de dialogue et de confiance. Cela constitue pour nous un axe de team building important et d’atteindre au final l’objectif de coordination et d’alignement des équipes dans une organisation matricielle internationale.
Qu’est-ce que cela change pour vous en cette période de confinement Covid 19 ?
Je pense que cela donne une vraie longueur d’avance à nos équipes. J’espère que nous déploierons cela rapidement au sein de tout le groupe. Nous sommes réellement très international dans notre manière de travailler. Cette meilleure collaboration à distance nous permet de mieux préparer les interactions physiques. Elle ne les remplace pas mais les complète très efficacement.
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