Les 100 premiers jours : Comment réussir une prise de fonction managériale ?

Les 100 premiers jours pour bien démarrer une promotion interne, un changement de poste ou encore un nouveau poste de management :  c’est une période clé à ne pas rater pour un manager ou directeur. Et cela particulièrement dans le contexte actuel incertain et complexe, où votre prise de poste de manager nécessite de relever des challenges supplémentaire tels que remettre en énergie une équipe au fonctionnement non optimal voire gérer la dynamique collaborative à distance.

Les 100 jours qui vont booster votre prise de fonction managériale

Les 100 premiers jours ou période de grâce accordée au nouveau manager pour prendre ses marques et élaborer sa stratégie. Passé ces 100 jours, les dés sont souvent jetés. On voit si la greffe a pris. Ou non. Il devient extrêmement difficile de modifier l’opinion que l’équipe et la direction s’est forgée, ainsi que changer de cap sans perdre son crédit.

Le contexte covidien actuel est particulier. Le nouveau manager doit prendre en compte le désengagement et la perte de motivation de nombreuses équipes. Certaines fonctions ont été extrêmement sollicitées, à l’instar des unités RH lors du confinement. De nombreux collaborateurs travaillent encore à distance. Le manager doit veiller à mettre en place des rituels et créer une alliance avec son équipe. Il doit poser son leadership et bien comprendre le contexte relationnel. Il pourra ensuite travailler sur la motivation.

1.   J-10 des 100 premiers jours : préparer sa prise de fonction

Prenez quelques jours pour visualiser votre prise de fonction et bien préparer votre 1er jour. Vous n’aurez pas deux fois l’occasion de faire bonne impression. Renseignez-vous sur la culture de l’entreprise que vous allez intégrer, ses us et coutumes, ses valeurs, ses codes vestimentaires, son rituel d’intégration. Assurez-vous que la logistique (contrat, matériel informatique, badge d’accès…) est en place pour votre arrivée. Et bien entendu, pensez votre pitch de présentation en 5 phrases clés. Prenez éventuellement quelques jours de break afin d’être prêt physiquement et mentalement.

2.   J1 : plonger dans le grand bain

C’est le jour clé pour laisser une empreinte positive et efficace. Le moment où vous allez prendre en main votre équipe. Vous aurez à prononcer votre premier pitch, de manière plus ou moins formelle. L’occasion de mobiliser vos troupes en leur donnant envie d’y croire et que les objectifs à atteindre sont possibles. Concision, précision et brièveté sont les maîtres-mots qui permettront de laisser votre équipe exprimer ses doutes et ses questions. Partagé entre envie et crainte, vous devrez veiller à ne pas passer trop vite au plan d’action. Il s’agit de leur donner envie de vous connaitre et vous intégrer.

3.   J+15 : comprendre son territoire

Evitez de tomber dans le travers de la précipitation avec la course immédiate aux objectifs. C’est la phase clé d’observation. Vous allez mener une minutieuse enquête terrain au cours de laquelle vous élaborerez votre écosystème de relations, afin qu’il soit efficace et performant pour demain.

Vous pourrez fonctionner à deux niveaux, avec dans un premier temps sur un premier cercle de connaissance (les personnes avec qui vous travaillerez directement), et aussi sur un deuxième cercle avec une phase de réseautage interne et externe, afin d’identifier les personnes clés et créer vos alliances.

A BIRDS Conseil, nous utilisons un outil de mapping des sponsors et des réfractaires potentiels. Il vous permet de repérer les personnes clés et celles susceptibles de mettre des nœuds et points de bouclage. Pour cela allez voir toutes les personnes afin d’obtenir les infos clés à tous les niveaux. Il s’agit de comprendre le rôle de chaque personne dans l’entreprise, au-delà de ce qui est écrit dans l’organigramme. Vous décèlerez ainsi les jeux de pouvoir, les rôles secondaires et les objectifs cachés. Parmi les questions clés à poser : Quelles sont vos missions ? Qu’appréciez-vous et qu’est ce qui est difficile dans votre rôle ? Quels sont vos enjeux, à court et long terme sur votre fonction ? Comment rendre notre collaboration profitable pour nous deux ?

4.   Les 30 premiers jours : travailler ses alliances

Observez les personnes constituant votre équipe et votre écosystème de collaboration proche. A BIRDS Conseil, nous utilisons les protocoles ORSC et l’Alliance de partenariat (DAP) afin de définir une alliance commune avec tous les membres de l’équipe. Ce processus consiste à clarifier les attentes et les accords entre les participants du système. Vos collaborateurs co-construisent ce qu’ils veulent pour leur relation, la manière dont ils l’envisagent, les valeurs qu’ils veulent voir s’exprimer par le groupe. Vous aurez de précieuses informations sur comment ils veulent être ensemble et ce qu’ils cherchent à générer pour eux-mêmes et pour leur relation. Cela crée des fondations pour leur travail d’équipe et une culture commune.

5.   Entre 30 et 60 jours : poser son leadership

Il est temps de présenter les orientations que vous allez porter et une stratégie claire avec un plan de déploiement concret. L’écueil souvent rencontré est le manque de communication et la difficulté à donner de la visibilité à ses orientations. Avoir du leadership, c’est réussir à co-construire, à embarquer son équipe, mobiliser et mettre en énergie.

C’est aussi développer son affirmation de soi et le diffuser grâce à une posture qui le dégage. Ce leadership sera facilité par la phase précédente de réseautage et de mise en relation avec un maximum de personnes de son écosytème interne et externe.

6.   A la fin de chaque 30 jours : débriefer et s’auto-évaluer

Demandez clairement à vos supérieurs ce qu’ils attendent de vous. La définition de votre poste et la connaissance de votre métier sont souvent claires. Mais gardez à l’esprit que chacun a une définition différente du métier. Qu’est-ce qui leur fera dire que vous aurez réussi votre mission dans un an ? Etes-vous bien là où on vous attend ? Ils peuvent par exemple vous demander de renégocier des ressources, de tisser un écosystème ou de vous faire connaître auprès des clients. En prenant de la hauteur et en voyant quelle image de manager vous souhaitez renvoyer, vous pourrez ainsi mieux vous centrer sur votre posture managériale.

7.   Les 30 derniers jours : l’heure des premiers résultats (quick win)

Il est temps de montrer les avancées significatives dans votre fonction. Si vous avez compris ce qu’on attend de vous et avez su communiquer et emmener votre équipe, vous devriez rapidement engranger quelques succès. Ils renforceront la cohésion de votre équipe, assoiront votre crédibilité et votre style managérial. Chaque manager démontre quelque chose de différent. Exemples : un stand-up meeting toutes les semaines pour réaliser une amélioration continue ; la mise en avant de votre équipe auprès des autres organisations. Faire rayonner et rendre visible votre équipe sert également votre leadership.

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